Tentu saja aplikasi ini tidak akan jauh-jauh dari persoalan persediaan stok dan hal-hal menyangkut gudang.
Manajemen gudang akan sangat terbantu dengan hadirnya aplikasi bisnis satu ini, karena seluruh aktivitas dapat dipantau hanya dalam satu interface saja.
Kini sudah banyak sekali perusahaan-perusahaan yang meluncurkan warehouse software, sehingga sangat mudah untuk mendapatkannya.
Akan tetapi, Anda sebagai pelaku usaha wajib memilih aplikasi “Warehouse Management System” yang cocok dan sesuai dengan bisnis masing-masing.
Pasalnya, setiap aplikasi memiliki keunggulan masing-masing dan memberikan kemudahan berbeda-beda, sehingga perlu disesuaikan dengan usaha.
Apa Itu warehouse software?
Warehouse software adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola barang atau produk perusahaan di gudang.
Pengelolaan yang dimaksud tidak hanya tentang perhitungan berapa banyak stok barang di dalam gudang, tetapi juga pergerakan keluar masuknya barang.
warehouse software ini diciptakan untuk bisa meningkatkan kecepatan dan keakuratan proses dalam perusahaan, mulai dari pencatatan jumlah stok, kemudian keluar masuknya barang di gudang, stok barang rusak, dan masih banyak lainnya.
Tak hanya itu saja, dengan warehouse software ini Anda bisa mengoptimalisasi alur distribusi barang dalam perusahaan secara maksimal. Dari penjelasan diatas, tentu Anda sudah bisa menangkap seperti apa aplikasi bisnis satu ini, bukan?
Dengan aplikasi ini, Anda sebagai pelaku usaha tidak perlu melakukan pencatatan secara manual di buku ataupun Microsoft Excel, karena semuanya bisa langsung tercatat melalui sistem aplikasi.
Keunggulan lainnya adalah pengguna dapat mengakses atau menggunakan sistem selama 24 jam secara online, sehingga bisa melakukan pemantauan dimanapun dan kapanpun selama perangkat masih tersambung dengan jaringan internet yang stabil.
Jenis Gudang yang Bisa Dikelola dengan Warehouse Software
Di dalam dunia bisnis, ada berbagai jenis gudang yang memiliki karakteristik serta kegunaan yang berbeda-beda. Meskipun memiliki jenis gudang yang banyak, tidak perlu pusing lagi, karena hal tersebut bisa dikelola hanya dengan satu interface warehouse software.
1. Gudang Pribadi
Gudang jenis pertama adalah “Gudang Pribadi” yang merupakan tempat pedagang retail menyimpan barang-barang yang akan dijual.
Dengan demikian, akan ada banyak transaksi keluar masuknya barang di gudang, sehingga membutuhkan aplikasi mumpuni untuk melakukan pencatatan secara otomatis.
2. Gudang Umum
Selanjutnya ada “Gudang Umum” yang biasanya disewakan untuk kepentingan public maupun digunakan oleh pengecer kecil.
Fungsi dari adanya gudang ini adalah untuk menyimpan barang-barang dalam jumlah kecil dan sifatnya hanya sementara atau jangka pendek saja.
3. Gudang Climate – Controlled
Gudang Climate-Controlled merupakan jenis gudang yang sudah dilengkapi dengan mesin pengatur suhu udara, sebab pada umumnya akan digunakan untuk menyimpan barang-barang seperti makanan dan minuman.
Tentunya keberadaan pengatur suhu ruang sangat penting, untuk membuat makanan dan minuman tidak cepat basi.
4. Gudang Otomatis
Gudang jenis keempat ini menggunakan robot dan teknologi terkini dalam proses pengoperasiannya, misalnya saja seperti pengelolaan barang datang, kemudian barang ditampung di dalam gudang, hingga barang didistribusikan keluar dari gudang.
5. Gudang Pusat Distribusi
Gudang pusat distribusi merupakan jenis guang yang difungsikan sebagai tempat transitnya barang dari produsen ke berbagai pemasok, sehingga dapat dipastikan bahwa aktivitas keluar dan masuknya barang di dalam gudang sangat cepat, bahkan penyimpanan juga banyak.
Konsep dalam Sistem Manajemen Gudang
Ketika Anda memutuskan untuk menggunakan warehouse software untuk mengelola warehouse, maka perlu sekali mengetahui konsep dalam sistem ini. Hal tersebut bertujuan agar pelaku usaha dapat memaksimalkan pengelolaan dengan bantuan aplikasi.
1. Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO)
Konsep masuk pertama keluar pertama alias FIFO dapat diartikan bahwa barang yang masuk lebih dulu pasti akan keluar terlebih dahulu dibandingkan barang lainnya.
Nah, dalam sistem aplikasi ini barang yang membutuhkan prioritas adalah barang masuk pertama kali atau paling dulu.
Contohnya saja, gudang milik Anda menyimpan produk makanan berupa roti isi. Maka dari itu, produk roti isi yang pertama kali masuk ke dalam gudang di periode tertentu adalah prioritas utama untuk dijual di pasaran atau dikeluarkan dari gudang, dibandingkan dengan roti isi yang masuk setelahnya.
2. Pertama Kadaluarsa Pertama Keluar (FEFO)
Konsep kedua adalah FEFO alias pertama kadaluarsa pertama keluar yang berarti barang pertama keluar dan dijual haruslah barang dengan waktu kadaluarsa lebih dekat.
Sebenarnya konsepnya hampir sama dengan konsep sebelumnya, namun di sini yang menjadi prioritas adalah barang dengan waktu kadaluarsa terdekat.
Konsep gudang satu ini biasanya digunakan untuk produk obat, kemudian alat kesehatan, makanan, minuman, karena memiliki waktu kadaluarsa yang tidak begitu panjang sehingga prioritas barang keluar ditujukan pada waktu kadaluarsa terdekat.
3. Terakhir Masuk Pertama Keluar (LIFO)
Konsep ketiga ini adalah kutub lain dari konsep pertama, karena dalam prosesnya barang yang pertama keluar dari gudang merupakan barang yang terakhir masuk.
Jadi, ketika Anda baru saja memasukkan barang A di dalam gudang, maka keesokan harinya jika perlu dijual maka barang A tersebut harus dikeluarkan pertama karena merupakan barang terakhir yang masuk gudang.
Manfaat warehouse software
Apabila Anda bertanya, apa saja manfaat dari warehouse software? Maka, jawabannya adalah banyak dan pastinya akan menguntungkan perusahaan. Lantas, apa saja manfaatnya?
1. Meningkatkan Akurasi Pesanan Stok Barang
Mengetahui stok barang yang ada di dalam gudang secara pasti, tentu akan membantu Anda dalam proses re-stock barang karena bisa berbelanja barang-barang yang memang dibutuhkan oleh perusahaan.
Nah, aplikasi ini bisa membantu Anda dalam meningkatkan akurasi pesanan stok barang, sehingga kebutuhan perusahaan terkait barang atau stok lebih bisa diutamakan dibandingkan barang lainnya. Dengan sistem ini, penumpukan stok barang di gudang bisa dihindari secara gampang.
2. Menghemat Waktu dan Uang
Produk keluar maupun masuk ke dalam gudang akan dicatat dengan baik oleh aplikasi, sehingga pelaku usaha tidak perlu lagi menghitung ulang guna memastikan akurasi catatan. Bukankah hal ini sangat menghemat waktu serta biaya?
Selain itu, aplikasi warehouse manajemen system akan memudahkan Anda melacak semua hal yang terjadi di dalam gudang, khususnya pengelolaan stok.
Dengan demikian, kemungkinan penimbunan terlalu banyak barang tidak akan terjadi, sehingga operasional gudang akan lebih maksimal lagi.
3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan
Kehadiran warehouse software sangatlah bermanfaat dan sifatnya penting, karena bisa membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.
Pasalnya, sistem sudah terorganisir dengan secara maksimal, sehingga pelaku bisnis bisa menggunakan data yang nyata guna memantau kinerja karyawannya. Dengan begitu, akan terlihat mana yang perlu dipertahankan, kemudian ditegur, ataupun dilepaskan.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Warehouse software dapat membuat perusahaan memiliki inventory management yang baik dan juga teratur rapi, sehingga dapat dipastikan hal tersebut akan berimbas pada tingkat kepuasan pelanggan. Jika inventory management sebuah perusahaan baik, bukankah pelanggan juga akan lebih puas?
Dengan inventory management yang baik pula, pelaku usaha atau perusahaan bisa terhindari dari kesalahan pengiriman barang atau bahkan keterlambatan pengiriman, karena sudah pasti barang yang dikirim benar dan proses pengiriman bisa dilakukan dengan cepat.
Keakuratan serta kecepatan dalam proses pengelolaan barang sangat dibutuhkan karena menjadi salah satu faktor penting meningkatnya kepuasan pelanggan.
Kalau pelanggan puas, besar kemungkinan mereka akan menjaring pelanggan baru lainnya, sehingga perusahaan akan sangat diuntungkan.
5. Meningkatkan Pelayanan Vendor dan Pelanggan
Anda pasti tahu, bahwasannya gudang merupakan sebuah refleksi dari diri sendiri serta bisnis yang dijalankan.
Bayangkan saja ketika vendor datang ke gudang Anda untuk melakukan pengiriman, kemudian kondisi di dalam gudang sangat kacau akibat management yang jelek, maka dapat dipastikan mereka akan kecewa.
Tak hanya kecewa, bahkan mereka bisa memutuskan untuk tidak melanjutkan kerjasama dengan tidak membeli barang Anda lagi di kemudian hari atau kemungkinan buruknya batal kerja sama saat itu juga.
Jika hal tersebut terjadi, maka kemungkinan besar bisnis yang Anda jalankan tidak dapat bertahan lebih lama lagi.
Pasalnya, dapat dipastikan pelanggan atau vendor akan mencari tempat lain dengan manajemen gudang yang lebih baik lagi dibandingkan Anda.
Maka dari itu, penting sekali mengelola gudang dengan bantuan aplikasi, sehingga keadaan gudang bisa memuaskan vendor dan pelanggan serta Anda akan dianggap melayani mereka dengan baik.
6. Mengurangi Angka Pencurian Karyawan
Mengelola gudang dengan baik menggunakan aplikasi bisnis gudang juga dapat mengurangi terjadinya pencurian karyawan.
Jadi, Anda dituntut untuk mengetahui inventaris dengan baik, sehingga tahu persis apa saja yang dimiliki, kemudian tempat penyimpanannya, dan siapa saja yang sudah membelinya.
Memang jika dilihat begitu saja hal tersebut sangat merepotkan, namun dengan bantuan warehouse software Anda bisa lebih lega karena bisa dilakukan secara mudah.
Dengan demikian, angka pencurian karyawan bisa dikurangi bahkan ditiadakan sehingga perusahaan bisa terhindar dari kerugian.
7. Warehouse Software Mampu Mengatur Gudang
Pengaturan stok akan sangat terbantu dengan adanya aplikasi bisnis ini, sehingga keadaan gudang akan jauh lebih rapi dan tersusun sistematis.
Jika stok dalam gudang tidak tersusun secara sistematis, dapat dipastikan Anda maupun pekerja akan kesulitan untuk mencari stok barang yang dibutuhkan.
Kalau tidak tahu tempat barangnya, proses pengiriman barang pastinya akan terganggu, sehingga bisa jadi akan ada keterlambatan atau bahkan salah kirim barang.
Hal ini tentu harus dihindari demi kelancaran bisnis Anda, sehingga menggunakan aplikasi bisnis gudang adalah jalan terbaik.
8. Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan
Anda bisa meningkatkan proses pengambilan keputusan bisnis dengan bantuan aplikasi ini. Pasalnya, aplikasi ini bisa memberikan kemudahan bagi Anda yakni sebagai berikut:
- Membantu mengetahui jenis dan jumlah stok
- Mengidentifikasi jenis barang
- Memudahkan menilai kinerja supplier
- Analisis proses order fulfilment
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa warehouse software merupakan sebuah software yang dapat digunakan untuk mengatur aktivitas di dalam gudang, mulai dari keluar masuknya barang, kemudian stok barang, dan lain sebagainya.
Salah satu aplikasi bisnis gudang yang bisa Anda gunakan dengan mudah adalah Jurnal by Mekari dari Jurnal.id. Tidak hanya ada fitur gudang di dalamnya, karena masih banyak fitur unggulan untuk mengelola bisnis, mulai dari pembukuan, penyusunan laporan keuangan, dan lain sebagainya. (adv) Editor : Ali Mustofa